Beruf und Freizeit in Einklang zu bringen, wird für Mitarbeiter immer wichtiger. Oft ist ein flexibles Arbeitszeitmanagement ein Entscheidungsgrund für den neuen Arbeitgeber.
Mit einer modernen Zeitwirtschaft können Sie individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter eingehen und gleichzeitig Prozesse integrieren, die Ihre Personalabteilung entlasten.
Auch nach Einführung der Zeitwirtschafts-Software lassen sich weitere Module wie z. B. die digitale Personalakte, die Zutrittskontrolle, das Security Modul / DSGVO oder Projektdaten leicht anbinden.
So können Sie Ihre Software jederzeit nach Ihren Bedürfnissen erweitern und sind perfekt für die Zukunft aufgestellt.
Auf einen Blick
Übersichtlich und auf einen Blick erfassen Sie den Anwesenheitsstatus Ihrer Mitarbeiter. Über weitere Funktionen haben Sie Zugriff auf die Buchungsdaten, Salden sowie Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter. Die Berechtigungen lassen sich nach einem Rollenkonzept definieren, z. B. die Vorgesetztenfunktion, Abteilungsleiter usw.
Eine kalendarische Ansichten der An- und Abwesenheiten im Mitarbeiterportal bieten Transparenz und einen optimalen Kommunikationsfluss.
Über die Urlaubsplanung kann die Fehlzeiten-Planungen für Gruppen und Abteilungen erfolgen. Der Vorgesetzte kann Zeiträume selektieren und hat das Team mit sämtlichen Abwesenheiten, Urlaub und Resturlaubsansprüchen im Blick. Nach Abschluss der Planung können die Daten in „echte“ Abwesenheiten für die Personalzeitwirtschaft übernommen werden, so dass alle relevanten Folgeprozesse, wie z. B. Buchung und Zahlung von Urlaubsstunden, angestoßen werden.
Über das Mitarbeiterportal binden Sie Ihre Mitarbeiter gezielt ein. Ihre Prozesse werden schneller und zielgerichteter.
Individualisierung – flexible Arbeitszeiten gestalten
Mit der Definition von Freifeldern, der flexiblen Pausenregelungen sowie individuellen Abrechnungsperioden und die offenen Zeitkonten und -arten, lässt sich Ihre Software maßgeschneidert auf die Anforderungen einstellen. Egal wie individuell Sie Ihre Zeitwirtschaft nutzen, es findet immer eine Überprüfung gem. § 3 ArbZG statt – ganz automatisch.
Zusätzliche stehen Import- und Exportdefinition zu diversen Entgeltabrechnungssystemen, Warenwirtschaftssystemen, Softwarelösungen für den Handwerkerbedarf, Personaleinsatzplanungen zur Verfügung.
Zutrittskontrolle – Profile erstellen und verwalten
Über das Zutrittsmodul können Zutrittsprofile, z. B. für Türen, Tore, Schranken, Drehkreuze und Personenbeförderungsanlagen, angesteuert und verwaltet werden. Die Zuordnung erfolgt über Mitarbeitergruppen bestehend aus Personalstamm-Mitarbeitern und/oder reinen Zutrittsnutzern.
Berechtigungen können auf definierte Zeiten sowie auf ein bestimmtes Areal beschränkt werden. Erfolgte Zutritte bzw. abgelehnte Zutrittsversuche werden sekundengenau protokolliert. SP_Data arbeitet mit den führenden Herstellern von Hardwarelösungen für Zutrittskontrolle zusammen.
Über die Bildschirmbuchung oder die mobilen Lösung erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten am Büroarbeitsplatz oder im Home-Office. Neben dem klassischen PC Terminal (Kommen-, Gehen- und Projektbuchungen) können Mitarbeiter so auch zeit- und ortsunabhängig via Smartphone und Tablet PC ihre Zeiten buchen. Mitarbeiter und Vorgesetzte können jederzeit nachvollziehen, wann und mit welcher Buchungsquelle die Daten erfasst wurden. Weitere Transparenz erhalten Sie über die Saldeninfo im Mitarbeiterportal. Sie gibt Ihnen Auskunft über den aktuellen Zeitkontostatus sowie den Resturlaub. Die Panel-Funktion zeigt an, welcher Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu erreichen ist und wer bei Abwesenheit als Stellvertreter fungiert. Alle Nutzer verfügen jederzeit über das Adressbuch aller Mitarbeiter des Unternehmens. Die Bildschirmbuchung ist eine Alternative zu kostenintensiven Terminals und kann mit einer mobilen Lösung kombiniert werden, wenn kein permanenter PC-Zugriff besteht.
Zeitnachweise, Monatsauswertungen und alle durch die SP_Data Personalzeitwirtschaft erzeugten Auswertungen pro Mitarbeiter bzw. pro Mandant werden automatisiert abgelegt. Archivierten Berichte werden standardgemäß im PDF-Format erzeugt. Beliebige Auswertungen/Berichte können auch nachträglich archiviert werden. Externe Dokumente können via drag and drop in die digitale Akte überführt werden.
Die Zuordnung und Verschlagwortung fremder oder gescannter Dokumente erfolgt über das Modul Dok-Import.
Das Projektcontrolling erfordert oftmals eine projektbezogene Verbuchung der Arbeitszeiten.
So können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter projektbezogen zugeordnet werden. Die Ordnungskriterien sind kundenindividuell zu definieren:
Projekte, Kostenstellen, Kunden, Tätigkeiten und Artikel. Die Transparenz wird durch die Möglichkeit von Unterprojekten erhöht. Auswertungen sind integriert.
Wiederkehrende Vorgänge abkürzen
Die Zeitkontenschnellerfassung wird bei wiederkehrenden und ähnlich gelagerten Vorgängen genutzt: Anhand von Arbeitslisten können z. B. Zulagen vereinfacht und schnell erfasst werden.
Frei und flexibel
Die Anbindung fremder Systeme an die SP_Data Personalzeitwirtschaft wird durch das XML-Terminal zu einem automatisierten Vorgang. Eine frei definierbare ASCII-Schnittstelle erweitert zusätzlich die Möglichkeiten der Softwareintegration.
Die SP_Data-Software ist offen für Importe wie z. B. aus Kassensystemen und Fahrtenschreibern u.v.m.
