Stetig neue gesetzliche Anforderungen, unterschiedliche Tarifverträge und individuelle Betriebsvereinbarung prägen das Tagesgeschäft Ihrer Personalabteilung. Der Wunsch nach einer komfortablen und automatisierten Personalabrechnung wird immer größer.
Stetig neue gesetzliche Anforderungen, unterschiedliche Tarifverträge und individuelle Betriebsvereinbarung sind die Anforderungen im Tagesgeschäft Ihrer Personalabteilung. Der Wunsch nach einer komfortablen und automatisierten Personalabrechnung wird immer größer.
Verschafften Sie Ihren wertvollen Kapazitäten Freiräume durch Automatisierung. Erstellen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung rechtskonform, pünktlich und fehlerfrei – und das mit wenigen Klicks.
Mit Einführung Ihrer neuen Personalabrechnungs-Software erreichen Sie eine nachhaltige Optimierung Ihres Arbeitsalltags.
Routinierte Abläufe und die komfortable und schnelle Erfassung von Daten stellen eine erhebliche Erleichterung dar. Die Möglichkeit weitere Module wie z. B. das Mitarbeiterportal und die mobile Lösung zu integrieren ist jederzeit gegeben.
So stellen Sie sich für die Zukunft optimal auf.
Wir bieten Ihnen ein Zusammenspiel aus innovativer Technologie, kurzen Prozessen und Menschen, mit denen das Arbeiten Spaß macht. Sprechen Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch an.
Digitale Personalakte – papierloses Personalbüro
Mit der SP_Data Personalabrechnung und SP_Data Personalzeitwirtschaft archivieren Sie Arbeitsverträge, Verdienstabrechnungen, Zeitnachweise, Bescheinigungen u.v.m. in der Personalakte des Mitarbeiters.
Mitarbeiter und Vorgesetzte können im Rahmen ihrer Berechtigungen im Mitarbeiterportal darauf zugreifen. Alternativ können die Dokumente per E-Mail versendet werden.
Datensicherheit hat Priorität – DSGVO & Security Modul
Das Security Modul unterstützt Sie bei der Einhaltung von Dokumentations-, Informations- und Löschpflichten sowie bei der Gewährleistung der Betroffenenrechte und bietet zudem technisch organisatorische Maßnahmen für eine sichere Verarbeitung der Daten im Rahmen der DSGVO.
Unterstützt wird das Modul Personalabrechnung, -management und –zeitwirtschaft sowie das Mitarbeiterportal. Dabei wird ein umfangreicher Feldkatalog zur Verfügung gestellt, der alle Rechtsgrundlagen und Zwecke für gesetzlich erforderliche Daten enthält (z.B. Arbeitsvertrag oder Verdienstabrechnung). Für nicht gesetzlich erforderliche Daten (z.B. privaten Telefonnummer des Mitarbeiters) können Zweck und Rechtsgrundlage selbst hinterlegt werden. Durch Aushändigung des Datenschutzkataloges kommt der Arbeitgeber seiner Informationspflicht gegenüber dem Mitarbeiter nach. Durch eine komfortable Exportfunktion sind Sie in der Lage, dem Mitarbeiter die zu ihm gespeicherten Daten auszuhändigen. In Verbindung mit der Digitalen Personalakte besteht die Möglichkeit, die Einhaltung von Löschfristen für gespeicherte Daten (z.B. Krankenscheine, Abmahnungen etc.) automatisch vorzunehmen. Durch die individuelle, optionale Löschsperre können Sie außerdem vermeiden, dass z. B. eine Abmahnung nach zwei Jahren automatisch gelöscht wird, wenn diese für einen laufenden Arbeitsgerichtsprozess noch zur Verfügung stehen soll.
Die Lösung bietet weiterhin die Möglichkeit, SP_Data Produkte mit einer verschlüsselten Kommunikation abzusichern.
Alle im System hinterlegten Mitarbeiterdaten können mit dem Abfragegenerator komfortabel ausgewertet werden.
Mit wenigen Schritten werten Sie Provisionszahlungen aus, durchschnittlich Überstunden, die Altersstruktur und Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter.
Das Modul bietet optimale Unterstützung für Ihre Finanzbuchhaltung. Einfaches Handling ermöglicht die Splittung von Buchungsdaten bis auf die Mitarbeiter- und Lohnarten-Ebene. Transparenz und Sortierkriterien sind stets gewährleistet.
Mit dem SP_Data Analyse Cockpit sind noch umfangreichere Ad-hoc-Auswertungen auf Datenbasis der SP_Data Personalabrechnung und SP_Data Personalzeitwirtschaft möglich.
Daten lassen sich aus unterschiedlichen Perspektiven und Detailstufen betrachten; wie z. B. Personalkosten, Fehlzeiten, Zeitkonten und die Demographie Ihrer Mitarbeiter lassen sich anhand weiterer Dimensionen wie Kostenstelle, Betriebsstätte und Zeitraum mehrdimensional analysieren.
Mit einfachen Drag & Drop-Operationen kann der Benutzer beliebige Auf- und Einsichten darstellen. Sortier- und Filterkriterien lassen sich beliebig hinterlegen. Das Ergebnis wird als Pivot-Tabelle dargestellt und kann jederzeit an Microsoft Excel übergeben werden. Die Analyseergebnisse lassen sich durch einfaches Aufklappen und Zuklappen der Gruppierungselemente schrittweise verfeinern bzw. verdichten. Mit dem Analyse Cockpit steht ein leistungsfähiges Werkzeug für flexible, interaktive und mehrdimensionale Auswertung zur Verfügung.
Mit dem Modul Bescheinigungswesen verwalten, erstellen und drucken Sie Bescheinigungen.
Das handschriftliche Ausfüllen von Bescheinigungsvorlagen gehört somit der Vergangenheit an. Dazu gehören zum Beispiel: DEÜV, LStB, ELStAM, EEL, AAG, ZMV, ZVK.
Auch die Anforderungen zur A1-Bescheinigung bei Auslandsentsendungen setzen Sie in wenigen Klicks um.
Das Altersteilzeitmodul gesteuert die Abrechnung gemäß dem Altersteilzeitgesetz.
Die Personalabrechnung beherrscht die Berechnung der Altersteilzeit nach altem und neuem Recht. Die speziellen Anforderungen der Tarifverträge bzw. Betriebsvereinbarungen, können ergänzend zur gesetzlichen Regelung gesteuert werden.
Das Kurzarbeitergeld nach Leistungssatz I und II, die Ermittlung des Differenzbetrags von Soll- und Ist-Entgelt und die Berechnung individueller Mehrzahlungs- oder Aufstockungsbeträge ist automatisiert. Fehlgründe wie z. B. Kurzarbeitergeld im Krankheitsfall werden berücksichtig. Abrechnungslisten und Anträge für die Arbeitsagentur werden automatisch erstellt.
Das Modul IW-Elan unterstützt Sie bei der Berechnung der Ausgleichsabgabe und der Erstellung der Anzeige nach § 80 Abs. 2 SGB IX. Über IW-ELAN Schnittstelle werden Angaben zur Betriebsstätte, monatliche Beschäftigtenzahlen sowie die Daten der beschäftigten Schwerbehinderten übermittelt.
Auch der Mutterschutz ist in der SP_Data Personalabrechnung einfach zu steuern.
Betriebliche Altersvorsorge – zentral pflegen und bearbeiten
Über das bAV-Modul können die verschiedenen Durchführungswege automatisiert werden, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer im Rahmen der Altersvorsorge zugesagt hat. Fachspezifische Fragen, wie die nach der Verknüpfung des §3 Nr. 63 Altzusage – §40b , Ausschöpfung der Pauschalsteuer können im Modul bearbeitet und abgebildet werden. Das Modul stellt alle Vertragsmöglichkeiten innerhalb der bAV zur Verfügung. Die Vertragstypen werden seitens des Softwareherstellers gewartet und aktualisiert. Die einzelnen Vertragstypen lassen sich Institutionen zuweisen.
Institutionen, über die die Altersvorsorgeverträge laufen, lassen sich zentral verwalten. Vorkonfigurierten Lohnarten gewährleisten, dass die gesetzlichen Vorgaben aus Steuer und Sozialversicherung berücksichtigt werden. Die Lohnarten werden bequem über den Online-Service aktualisiert.
Buchungsstapel – automatisierte Standardprozesse
Wiederkehrende Prozesse wie z. B. Provisionen, Reisekosten und Überstunden können in komfortablen Masken erfasst werden, die bereits die betreffenden Mitarbeiter, Lohnarten und Kostenstellen enthalten. Der Buchungsstapel kann ebenfalls als Erfassungsprogramm für externe Bearbeiter genutzt werden.
Über unterschiedliche Rechte für die Eingabe und Verbuchung lässt sich das 4-Augen-Prinzip abbilden.
Stapelverarbeitung – keine Wartezeiten
Mit der Stapelverarbeitung werden zeitintensive Prozesse ausgelagert. Die Personalabteilung kann auch während des Prozesses weiterarbeiten. So werden Wartezeiten auf dem Arbeitsplatzrechner vermieden. Die Prozessauslagerungen können durch den Anwender selbst definiert werden; z. B. Erstellung der Verdienstabrechnung, Monatsabschluss und Zahlungsverkehr.
Im Rahmen des euBP-Verfahrens haben Arbeitgeber die Möglichkeit, die für die Prüfung relevanten Daten elektronisch an den zuständigen Rentenversicherungsträger zu übermitteln. Die Bereithaltung umfangreicher Unterlagen in Papierform entfällt und die Prüfdauer vor Ort verkürzt sich immens.
Ressourcenverwaltung – Sachmittel und Zuweisungen managen
Sachmittel, Seminare, Qualifikationen, Zertifizierungen u.v.m. können effizient und flexibel über die Ressourcenverwaltung verwaltet werden. Dabei werden firmenspezifische Ausprägungen hinterlegt wie z. B. Mobilnummer, Vertragslaufzeit und der Eigenanteil für private Nutzung dienstlicher Mobiltelefone hinterlegt. Ändert sich die Höhe des Eigenanteils, wird in der nächsten Abrechnungsperiode der veränderte Beitrag automatisch (auch rückwirkend) berücksichtigt. Bei Zuweisung eines Firmen-PKW zu einem Mitarbeiter ist lediglich die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu hinterlegen.
Reisekosten – einfach, komfortabel, international
Die Verwaltung der Reise- und Bewirtungskosten: Das Portal ist speziell auf firmenbezogene Zahlungsprogramme wie Kredit-, oder Tankkarten und zentrale Rechnungslegung zugeschnitten. Ausgaben lassen sich zusammenführen, verwalten und abschließend an die Personalabrechnung übergeben – auch mittels App. Die Erstattung der Reisekosten erfolgt automatisiert über das Abrechnungssystem. Alle steuerlichen Pauschalen und Währungsumrechnungskurse werden automatisch gepflegt.
Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten nach Projekten, Kostenstellen, Kostenträgern usw. runden die Leistungsfähigkeit des Reisekostenportals ab.
