Digitale Personalakte – papierloses Personalbüro
Mit der SP_Data Personalabrechnung und SP_Data Personalzeitwirtschaft archivieren Sie Arbeitsverträge, Verdienstabrechnungen, Zeitnachweise, Bescheinigungen u.v.m. in der Personalakte des Mitarbeiters.
Mitarbeiter und Vorgesetzte können im Rahmen ihrer Berechtigungen im Mitarbeiterportal darauf zugreifen. Alternativ können die Dokumente per E-Mail versendet werden.
Datensicherheit hat Priorität – DSGVO & Security Modul
Das Security Modul unterstützt Sie bei der Einhaltung von Dokumentations-, Informations- und Löschpflichten sowie bei der Gewährleistung der Betroffenenrechte und bietet zudem technisch organisatorische Maßnahmen für eine sichere Verarbeitung der Daten im Rahmen der DSGVO.
Unterstützt wird das Modul Personalabrechnung, -management und –zeitwirtschaft sowie das Mitarbeiterportal. Dabei wird ein umfangreicher Feldkatalog zur Verfügung gestellt, der alle Rechtsgrundlagen und Zwecke für gesetzlich erforderliche Daten enthält (z.B. Arbeitsvertrag oder Verdienstabrechnung). Für nicht gesetzlich erforderliche Daten (z.B. privaten Telefonnummer des Mitarbeiters) können Zweck und Rechtsgrundlage selbst hinterlegt werden. Durch Aushändigung des Datenschutzkataloges kommt der Arbeitgeber seiner Informationspflicht gegenüber dem Mitarbeiter nach. Durch eine komfortable Exportfunktion sind Sie in der Lage, dem Mitarbeiter die zu ihm gespeicherten Daten auszuhändigen. In Verbindung mit der Digitalen Personalakte besteht die Möglichkeit, die Einhaltung von Löschfristen für gespeicherte Daten (z.B. Krankenscheine, Abmahnungen etc.) automatisch vorzunehmen. Durch die individuelle, optionale Löschsperre können Sie außerdem vermeiden, dass z. B. eine Abmahnung nach zwei Jahren automatisch gelöscht wird, wenn diese für einen laufenden Arbeitsgerichtsprozess noch zur Verfügung stehen soll.
Die Lösung bietet weiterhin die Möglichkeit, SP_Data Produkte mit einer verschlüsselten Kommunikation abzusichern.